субота, 16 квітня 2016 р.

Спільна робота з документами. Середовище для спільної роботи з документами. Колективне виконання завдань з опрацювання даних.


Система електронного документообігу (СЕД) повинна виконувати наступні функції:  
· Створення, зберігання, редагування документів.  
· Управління доступом до документів.  
· Можливість інтеграції з іншими підсистемами ІАІС та іншими програмними засобами, призначеними для роботи з документами.  
· СЕД повинна бути максимально орієнтована на цільову аудиторію і передбачати для кінцевого користувача зручний web-інтерфейс.  
Виходячи з функціонального призначення, майбутньої СЕД пред'являється ряд вимог, умовно розділяються на дві групи. До загальних відносяться ті класичні вимоги, які пред'являються до всіх аналогічним системам, покликаним вирішувати проблеми обробки даних (масштабованість, розподіленість, відкритість, модульність). До спеціальних можна віднести ті специфічні вимоги, які актуальні саме для даної СЕД, враховуючи об'єктивні умови її подальшого функціонування.  
Спираючись на досвід існуючих розробок], можна виділити ряд функціональних компонент, які повинна містити СЕД:  
Користувачі - суб'єкти системи разом зі своїми інструментальними засобами, які звертаються до СЕД за інформацією або з метою виконання певних дій.  
Система управління доступом - правила, відповідно до яких для кожного користувача визначений набір привілеїв на відповідний набір об'єктів (документів і / або дій над документами). Користувачі можуть об'єднуватися в групи з єдиним набором привілеїв.  
Система управління документами - алгоритми обробки, створення, модифікації та руху документів - це головна ланка СЕД.  
Система імпорту-експорту документів, що забезпечує конвертацію документів різних типів у прийнятний формат і сумісність їх з низкою інших прикладних програм.  
Система зберігання даних - модель даних та механізми її реалізації, яка може бути організоване на кількох рівнях: на рівні неструктурованої інформації (файли) і структурованої - бази даних.  
Всі компоненти взаємопов'язані, а функціональність всієї СЕД забезпечується функціонуванням кожної окремої компоненти та їх регламентованим взаємодією один з одним. 

Спільна робота з документами – це важливий елемент ефективної групової роботи на підприємстві. Одночасне використання технологій SharePoint 2010 і системи Office 2010 дає змогу використовувати різні способи спільної роботи з документами, наприклад функцію співавторства в електронних таблицях або надсилання бізнес-плану через робочий процес. Дуже важливо знати способи спільної роботи з документами, оскільки це допомагає зробити найкращий вибір відповідно до власних потреб і оптимізувати роботу з відомостями.
Незалежно від способу спільної роботи з документами пересилання вкладень електронною поштою більше не використовується. Відтепер не потрібно розсилати документи, а потім намагатись узгодити конфлікти версій, уручну виконувати злиття та узгоджувати зміни, відстежувати авторів внесених змін і здійснювати пошук останніх версій. 
Способи спільної роботи з документами

Під час спільної роботи з документом документ або колекцію документів разом використовують кілька авторів. Вони одночасно можуть працювати у співавторстві над документом або переглядати специфікацію в рамках структурованого робочого циклу. Функція співавторства в документах входить до функції спільної роботи з документами й означає роботу над документами одночасно з одним або кількома іншими користувачами. Існують різні способи спільної роботи з документами та співавторства в них, у яких поступово залучається додаткова структура та керування процесом спільної роботи з документами. Щоб визначити, який спосіб і продукт для спільної роботи з документами вам підходить, доцільно передбачити ваші варіанти з низки способів.



 

 Напівофіційне співавторство. Кілька авторів одночасно редагують будь-яку частину документа. Приклади: повторювані протоколи, колективні обговорення й довідковий матеріал для програми OneNote; розроблені групою фінансові моделі, бюджети та списки контролю за активами для програми Excel. 

 Офіційне співавторство. Кілька авторів одночасно змінюють вміст і зберігають його, коли він готовий для загального використання. Змінення вмісту відбувається контрольовано. Приклади: бізнес-плани, бюлетені й основні юридичні відомості для програми Word; маркетингові презентації та презентації на конференціях для програми PowerPoint. 

 Додавання коментарів і рецензування. Основний автор просить виконати редагування та додати коментарі (наприклад, ланцюжкові обговорення), надсилаючи документ у робочий цикл, але лише він керує остаточною публікацією документа. Приклади: довідка в Інтернеті, офіційні документи та специфікації. 

 Набори документів. Кільком авторам призначаються окремі документи в рамках робочого циклу, після чого публікується один набір головних документів. Приклади: довідкові матеріали про нові товари та книга продажів. 
Продукти, у яких підтримуються функції співавторства

Кілька продуктів системи Office 2010 і веб-застосунків Office Web Apps дають змогу багатьом авторам одночасно редагувати документи. Функції співавторства дуже схожі в усіх продуктах. Однак існують певні відмінності у структурі, які зумовлюють різні способи спільної роботи та відповідні сценарії. У таблиці нижче наведено зведені відомості для кожного продукту з функцією співавторства.


ЗАСТОСУНОК 

ВИМОГИ ДО СЕРВЕРА 

ТИПОВІ СЦЕНАРІЇ 

Word 2010 

Технології SharePoint 

Будь-який документ, зокрема пропозиції, плани, концепції, протоколи, бюлетені та звіти. 

PowerPoint 2010 

Технології SharePoint 

Будь-яка презентація, зокрема навчальні курси, конференції, заключні аналізи, огляди продуктів, посібники та звіти про стан проектів. 

Excel Web App 

Технології SharePoint
і веб-застосунки Office Web Apps 

Будь-яка електронна таблиця, зокрема групове фінансове моделювання, оновлення лінійки продукції для корпоративних клієнтів на веб-сторінці та відстеження електронних таблиць торгівлі в реальному часі. 

OneNote 2010 

Технології SharePoint 

Будь-який блокнот, зокрема протоколи повторюваних нарад, мозковий штурм для проекту ("групове мислення"), спільний довідковий матеріал і спільні навчальні курси. 

OneNote Web App

Технології SharePoint
і веб-застосунки Office Web Apps



Немає коментарів:

Дописати коментар