Імпорт та експорт документів

  Імпорт (лат. importo – ввезення) файлу – це відкриття в програмі файлу, створеного в іншому середовищі.

  Експорт (лат. export – вивезення) файлу – це збереження даних у файлі, призначеному для використання в якій-небудь іншій програмі

Поповнення електронного каталогу

   Поповнення електронного каталогу здійснюється двома шляхами: за допомогою засобів реєстрації і корегування документів та імпортуванням бібліографічних описів з інших каталогів. Реєстрація документів може здійснюватись працівником бібліотеки або іншою особою при наявності відповідних повноважень (див. Повноваження користувачів). При реєстрації бібопис документа буде належати групі користувачів, член якої реєстрував його. Це означає, що тільки користувач цієї групи може надалі редагувати його. Проте він може передати документ до іншої групи (див. Належність бібописів документів).

  Розподіл документів за належністю до груп дозволяє розділити каталог на частини і дозволити введення бібліографічних описів навіть читачам. Це має сенс, оскільки при введенні потреб та інших випадках бібліографічного опису документа може не існувати, отже його треба створити. Цілий ряд документів доцільно зареєструвати в Системі з посиланням на доступні місця придбання, в тому числі інші бібліотеки. Зрозуміло, що кожна група користувачів несе відповідальність за свою частину каталогу. Так деяким читачам, наприклад, відповідальним працівникам установи, до складу якої належить бібліотека, надаються права реєстрації документів. Вони відповідатимуть за кожний бібопис документа зі своєї частини каталогу до тих пір, поки не передадуть його відділу комплектування бібліотеки з метою подальшого придбання книги. Отримуючи книгу, відділ комплектування і тільки він може вносити зміни в бібопис. Після цього бібопис передається до відділу обробки, де корегується у відповідності до стандартів та співвідноситься з класифікаторами.

  Слід зауважити, що при необхідності перегляду тільки частини каталогу потрібно задати відповідні умови вибору.

Реєстрація нового документа

   Для того щоб зареєструвати новий документ, виберіть пункт меню "Документ\Зареєструвати..." або натисніть на клавіатурі комбінацію клавіш Ctrl+I. Відкривається діалогова форма "Бібопис документа":

Заповніть поля діалогової форми і натисніть кнопку . Для того, щоб відмовитись від внесення нового документа, натисніть кнопку .

Наявність документів

  З кожним документом в системі пов'язується інформація про те, де цей документ може бути отриманий. Це з одного боку посилання на наявні примірники (див. "Примірники"), які є в фондах даної бібліотеки, а з іншого – організації, які мають документ: інші бібліотеки або постачальники літератури. Перелік таких організацій доступний через форму "Наявність". При реєстрації нового документа чи редагуванні існуючого бібопису можна також корегувати інформацію про наявність. Для цього в формі "Бібопис документа" слід натиснути кнопку , або скористатись пунктом меню "Документ\Наявність". Такий пункт меню доступний також з форм "Перелік відібраних" та "Бібліотечний фонд". Форма має вигляд:

Вона дозволяє вводити, корегувати і вилучати записи про наявність даного документа, що надалі використовується при перегляді інформації про документ, щодо отримання або придбання документа, а також при формуванні замовлень на комплектування фондів бібліотеки.

  Інформація про наявність експортується та імпортується разом з бібописом документа в форматі XML, якщо задані відповідні параметри (див. "Параметри робочого місця") і вибраний відповідний режим імпорту (див. "Експорт, імпорт документів").

При імпорті бібопису документа Система додає інформацію про наявність навіть тоді, коли сам бібопис як дублетний не вводиться, тобто коли в Системі вже є такий документ і тому його не вводять. При цьому Система перевіряє, чи є запис про наявність документа в організації, яка вважається джерелом поточної вигрузки, серед існуючих записів. Якщо нема, запис просто додається. Інакше Система порівнює дату актуальності запису (четвертий стовпчик в формі) з датою вигрузки. Якщо дата вигрузки більш пізня, старий запис замінюється новим. Так досягається підтримка актуальності цієї інформації в Системі.

Таким чином при регулярному обміні інформацією між бібліотеками та організаціями – постачальниками літератури Система накопичує і підтримує актуальність інформаціі про наявність автоматично.

Експорт-імпорт документів

   Під час експорту дані про документи записуються в файл у форматі міжнародних стандартів USMARC та UNIMARC або в стандарт XML чи текстовий файл типу csv. Для того щоб експортувати каталог документів, виберіть пункт меню "Запуск\Експортувати". З'явиться стандартна діалогова форма Windows (див. Відкриття файлів), де треба вказати назву файла, в який будуть експортовані дані.

  В разі необхідності можна експортувати не весь каталог, а лише один чи декілька бібописів документів. Для того щоб експортувати бібописи документів, відкрийте форму "Каталог", позначте в ній необхідні документи і виберіть пункт меню "Документ\Експортувати позначені". Експорт окремих бібописів можна здійснити також за допомогою форми "Перелік відібраних": накопичте необхідні документи в цій формі, відкрийте її і виберіть пункт меню "Документ\Експортувати відібрані...".

   Отриманий в результаті експорту файл можна передати для використання до іншої бібліотечної системи, яка може заносити інформацію з файлів у наведених вище форматах до своєї бази даних. Це може бути і система "УФД/Бібліотека", що встановлена в іншому місці.

   Для того щоб імпортувати дані з файла, виберіть пункт меню "Запуск\Імпортувати...". З'явиться діалогове вікно Windows, в якому треба вибрати файл, якій містить дані імпорту, вказуючи формат імпорту (USMARC, UNIMARC, XML, ...):

Вибираємо файл імпорту і натискаємо кнопку .З'явиться діалогове вікно:

В ньому вказується кодування, правила розділення тем (ключових слів), а також інформація про те, чи слід автоматично додавати введені документи до потреб та чи слід розрізняти великі та малі літери.

Якщо формат вводу не XML та в параметрах системи встановлено режим імпорту інформації про наявність (див."Параметри системи"), Система запросить ввести інформацію про наявність:

Тут слід вибрати організацію, ввести дату актуальності та коментар. Ця інформація буде стосуватись кожного документа, який імпортується. При імпорті в форматі XML така форма не з'являється, оскільки необхідна інформація міститься в самому файлі.

Далі Система запропонує вибрати тематичні каталоги, в яких будуть шукатися теми імпортованих документів, для того щоб встановити необхідні посилання:

Також Система запропонує вибрати тематичний каталог, до якого будуть віднесені теми імпортованих документів, не знайдені в попередньо вказаних існуючих тематичних каталогах:

Таким чином, різні бібліотечні системи за допомогою механізму експорту/імпорту можуть обмінюватись між собою інформацією про видання.

  Майте на увазі, що під час експорту/імпорту передаються лише дані про бібопис документа і назви тем, до яких він віднесений. Вся інша інформація (структура тематичних каталогів, примірники документа тощо) не передається.

  Для збереження та передачі тематичних каталогів із збереженням інформації про підпорядкованість тем в Системі передбачені спеціальні функції експорту/імпорту. Для того щоб експортувати тематичний каталог, виберіть пункт меню "Тематичний каталог\Експортувати". З'явиться стандартне діалогове вікно Windows (див. Відкриття файлів), в якому треба вказати назву файла, в який будуть експортовані дані.

  Для того щоб імпортувати дані тематичного каталогу з файла, виберіть пункт меню "Тематичний каталог\Імпортувати...". З'явиться діалогове вікно Windows (див. Відкриття файлів), в якому треба вибрати файл, дані з якого будуть імпортовані.

  Слід зауважити, що імпорт тематичного каталогу доцільно здійснювати перед імпортом каталогу. Це пов'язано з такими обставинами: теми документів з каталогу, який імпортується, співвідносяться з вибраними тематичними каталогами таким чином: якщо тема, яка міститься в документі, співпадає з темою відповідного тематичного каталогу, то документ відноситься до даної теми, тобто доступ до нього можливий з цієї теми, скільки разів і в якому місці ієрархії тем вона б не зустрічалась.     Тобто теми документа будуть наче підставлені в належне місце заданих існуючих ієрархій. Така операція виконується при імпорті (при відповідно заданих параметрах імпорту) як документів, так і тематичних каталогів. Але якщо тематичний каталог імпортується раніше, то теми будуть існувати і займати належне місце в ієрархії до того, як документи імпортуються, тобто все піде за наведеною схемою. Інакше в тематичних каталогах їх не буде і вони будуть створені в тематичному каталозі "За замовчуванням", а потім виникне проблема, як співвіднести ці нові теми з тими, що будуть імпортовані в складі тематичного каталогу.

Відновлення вилучених документів

  При вилученні бібописів документів з електронного каталогу вони насправді не знищуються, а переносяться в корзину. Далі такі бібописи зберігаються в корзині доти, доки не будуть остаточно вилучені з Системи, або відновлені в каталозі. Для перегляду документів, які були вилучені з Системи і знаходяться в корзині слід скористатися пунктом меню "Форми\Вилучені документи". Буде відображена таблична форма, яка має вигляд:

Через меню "Документи" можна виконати операцію "Вилучити" для остаточного вилучення відмічених в цій формі бібописів документів з системи, або "Відновити" для повернення відмічених бібописів назад до каталогу.

Створення і підтримка тематичних каталогів

Апарат тематичних каталогів Системи дозволяє реалізувати різні класифікатори (наприклад, ББК, УДК) спеціалізовані систематичні каталоги (наприклад, спеціальності, персоналії), а також інші нетрадиційні способи класифікації документів.

Призначення і структура тематичного каталогу

Тематичним каталогом в Системі є структурована множина тем. Структура задається так: у кожної теми можуть бути підтеми, які в свою чергу можуть мати підтеми і т.і. Головною темою є назва каталогу. Тема може бути підтемою кількох тем, проте цикли не допускаються. Наступний малюнок є ілюстрацією описаного:

В тематичному каталозі організується класифікація документів за тематичними ознаками. Його використання може значно полегшити пошук документів за якоюсь темою, особливо, якщо невідомі дані з бібопису документа. Наприклад, треба знайти які-небудь популярні книжки про операційну систему Windows95, але ні автори, ні назви книжок невідомі. В цьому випадку якраз і доцільно скористатись пошуком в тематичному каталозі.

Тематичний каталог має ієрархічноподібну структуру. Тобто, спочатку заводиться декілька загальних тем, наприклад, науково-технічна література, художня література тощо. У кожної теми можуть бути свої підтеми. Наприклад, в темі "Музика" можуть бути заведені підтеми "Класична музика", "Джаз", "Рок", "Авторська пісня" тощо. Деякі теми можуть бути віднесені також і до інших тем. Наприклад, тема "Авторська пісня" може бути підтемою тем "Музика" і "Поезія".

Назва кожної теми в каталозі повинна бути унікальною. Отже, не можна, наприклад, створити нову тему з назвою "Авторська пісня", якщо така тема вже є в тематичному каталозі. Але завжди можна створити копію існуючої теми.

При створенні копії деякої теми копіюються також і всі її підтеми. Виняток становить ситуація, коли тема копіюється в одну з своїх підтем. Щоб запобігти зациклюванню, в цьому випадку копіюється лише сама тема без підтем.

Кожний документ може бути занесений до однієї або до кількох тем. Таким чином, переглядаючи тематичний каталог, можна знайти необхідні теми, переглянути документи цих тем і відібрати ті документи, які необхідні.

В Системі може бути створено декілька тематичних каталогів. Для пошуку необхідних документів можна скористатись будь-яким з них.

Відкриття тематичного каталогу

Щоб відкрити тематичний каталог, треба натиснути клавішу F3 або вибрати пункт меню "Тематичний каталог\Відкрити". Відобразиться форма:

В цій формі виберіть каталог зі списку і натисніть кнопку . Відкриється форма "Теми" з темами вибраного тематичного каталогу. Докладніше ця форма буде описана нижче.

Створення та вилучення тематичного каталогу

Щоб створити новий тематичний каталог, треба вибрати пункт меню "Тематичний каталог\Створити". Відкриється діалогова форма "Тематичний каталог", в якій треба ввести назву каталогу і натиснути кнопку . Якщо треба відмовитись від створення каталогу, натисніть кнопку .

Для вилучення тематичного каталогу виберіть пункт меню "Тематичний каталог\Вилучити". Відкриється діалогова форма, в якій треба вибрати каталоги, які Ви бажаєте знищити, і натиснути кнопку . Система запропонує підтвердити виконання цієї команди і після підтвердження каталоги будуть вилучені.

Операції створення та вилучення тематичних каталогів доступні лише за наявністю відповідних повноважень (див. Повноваження користувачів).

Теми тематичного каталогу

Основна форма, де ється тематичний каталог, має вигляд:

Кожна тема в цій формі виводиться в окремому рядку. Ліворуч від назви теми виводиться невеликий малюнок-позначка. За цією позначкою можна визначити, чи має тема підтеми, чи містить тема документи тощо. В Системі передбачені такі види позначок тем:

 - тема найвищого рівня в тематичному каталозі, головна тема. Фактично, ця тема може вважатись за тематичний каталог. Якщо змінити назву цієї теми, автоматично зміниться і назва тематичного каталогу

 - тема не містить ні підтем, ні документів

 - тема має підтеми, але не містить документів

 - тема не має підтем, але містить документи

 - тема має підтеми і містить документи

 - тема є підтемою самої себе. Щоб розкрити цю тему, треба перейти на копію цієї теми на рівні, що ближче до головної теми. Щоб запобігти плутанині, рекомендується уникати ситуацій, коли тема є підтемою самої себе

Теми в тематичному каталозі можна розгортати. Якщо тема розгорнута, то відразу під нею виводяться всі її підтеми, які трохи зсунуті праворуч. Щоб розгорнути тему, наведіть на тему курсор миші і двічі поспіль натисніть ліву кнопку миші або натисніть на цифровій частині клавіатури клавішу "плюс" (так званий "сірий плюс"), або виберіть пункт меню "Відображення\Розгорнути один рівень".

Щоб згорнути тему, наведіть на тему курсор миші і двічі поспіль натисніть ліву кнопку миші або натисніть на цифровій частині клавіатури клавішу "мінус" (так званий "сірий мінус"), або виберіть пункт меню "Відображення\Згорнути одну тему". Послідовно розгортаючи всі підтеми даної теми її можна розгорнути частково або повністю. Щоб згорнути всі теми, виберіть пункт меню "Відображення\Згорнути всі теми" або натисніть на клавіатурі Ctrl+O.

Якщо тема має занадто довгу назву, яка не вміщується цілком у формі, слід вибрати пункт меню "Тема\Назва повністю". Відкриється форма, де буде виводитись повна назва виділеної теми:

Закрити цю форму можна стандартним способом або повторним вибором пункту меню "Тема\Назва повністю".

Створення та редагування тем

Щоб створити в тематичному каталозі нову тему, треба вибрати пункт меню "Тема\Додати" або натиснути на клавіатурі Ins. Відкриється діалогова форма "Тема":

Введіть у цій формі назву теми та натисніть кнопку . Нова тема увійде підтемою до виділеної теми, тобто теми на якій стояв курсор. Щоб відмовитись від створення теми, натисніть кнопку .

Якщо в діалоговій формі "Тема" натиснути кнопку , то ця діалогова форма набуде розширеного вигляду:

Якщо в діалоговій формі "Тема" натиснути кнопку , вона знову набуде скороченого вигляду.

В розширеному варіанті діалогової форми "Тема" можна редагувати не тільки назву теми, але й перелік документів, що відносяться до цієї теми. В верхній таблиці цієї форми виводяться документи, що віднесені до теми. В нижній таблиці виводяться всі документи, зареєстровані в Системі. Оскільки зареєстрованих в Системі документів може бути дуже багато, нижня таблиця не заповнюється автоматично.

Щоб заповнити нижню таблицю, треба натиснути кнопку . Але рекомендується перед цим встановити умови вибору, щоб обмежити кількість відібраних документів. Для цього натисніть кнопку  і введіть необхідні умови в формі "Вибірка", що відкриється. Для того, щоб встановити порядок сортування відібраних документів, натисніть кнопку . Детальна інформація про те, як встановлювати умови вибору і сортування, наведена у розділі "Вибірка рядків в таблиці".

Після того як нижня таблиця заповнена, позначте в ній документи, які треба віднести до теми, що створюється, і натисніть кнопку. Позначені документи будуть відображені у верхній таблиці.

Для того щоб вилучити документи з верхньої таблиці, позначте їх і натисніть кнопку . Якщо натиснути кнопку , з верхньої таблиці будуть вилучені всі документи. Після того, як внесені всі необхідні дані, натисніть кнопку . Якщо треба відмовитись від створення нової теми, натисніть кнопку .

Щоб змінити назву теми або перелік документів, що відносяться до теми, треба позначити цю тему в формі тематичного каталогу і вибрати пункт меню "Тема\Змінити" або натиснути клавіші Ctrl+E. Відкриється діалогова форма "Тема", описана вище, в якій можна відредагувати назву теми. Якщо натиснути кнопку  в цій формі, вона набуде розширеного вигляду, в якому можна редагувати перелік документів теми.

Всі описані в цьому розділі операції доступні тільки за наявністю відповідних повноважень.

Копіювання, перенесення та вилучення тем

Як вже зазначалось вище, назва кожної теми повинна бути унікальною. Але в тематичному каталозі можна створювати довільну кількість копій абиякої теми. При цьому зміни в довільній копії теми певного тематичного каталогу автоматично призводять до подібних змін в інших копіях цієї теми даного каталогу.

Розглянемо приклад. Нехай у нас є три копії теми "Виробники програмного забезпечення систем", які є підтемами тем "Відомі виробники", "Прикладне програмне забезпечення" і "Системне програмне забезпечення". Якщо в першій з цих копій створити підтему IBM, то ця підтема з'явиться і в інших копіях теми. Якщо потім вилучити підтему IBM з другої копії, ця тема буде вилучена з усіх інших копій теми. Якщо до третьої копії додати деякий документ, він буде доданий і до інших копій теми і так далі.

Для того щоб створити копію теми, виконайте такі дії:

1. Натисніть і не відпускайте на клавіатурі клавішу Ctrl
2. Наведіть курсор миші на назву теми, натисніть і не відпускайте ліву кнопку миші і зачекайте 1-2 с, поки курсор миші не набуде такого вигляду:  .
3. Не відпускаючи клавішу Ctrl та ліву кнопку миші, наведіть курсор миші на тему, в якій треба створити копію
4. Коли на назві вибраної теми з'явиться синя рамка, відпустіть кнопку миші та клавішу Ctrl

Підтеми в тематичному каталозі можна переносити з одної теми до іншої. При перенесенні підтеми вона вилучається з теми, в якій вона була до операції перенесення, і заноситься до іншої теми. Для того щоб перенести тему, виконайте такі дії:

1. Наведіть курсор миші на назву теми, яка має бути перенесена, натисніть і не відпускайте ліву кнопку миші і зачекайте 1-2 с, поки курсор миші не набуде такого вигляду: 
2. Не відпускаючи ліву кнопку миші, наведіть курсор миші на тему, до якої треба занести тему, що переноситься
3. Коли на назві вибраної теми з'явиться синя рамка, відпустіть кнопку миші

Щоб вилучити тему з каталогу, треба позначити її в тематичному каталозі і вибрати пункт меню "Тема\Вилучити" або натиснути на клавіатурі клавішу Del і дати ствердну відповідь на запитання Системи.

Якщо тема має кілька копій, буде вилучена тільки відмічена, тобто та, на якій стоїть курсор. Щоб вилучити всі копії теми, треба вибрати пункт меню "Тема\Вилучити з каталогу".

Теми з відповідними підтемами можна копіювати з одного тематичного каталогу в інший. Для того щоб скопіювати тему, відкрийте одночасно дві форми для першого і другого тематичних каталогів і виконайте такі дії:

1. Наведіть курсор миші на назву теми, що має бути перенесена, натисніть і не відпускайте ліву кнопку миші і зачекайте 1-2 с, поки курсор миші не набуде такого вигляду: 
2. Не відпускаючи ліву кнопку миші, наведіть курсор миші на тему іншого тематичного каталогу, до якої треба занести тему, що копіюється. При переході з форми першого каталогу до форми другого каталогу курсор набуде вигляду 
3. Коли на назві вибраної теми з'явиться синя рамка, відпустіть кнопку миші

Слід зауважити, що Система не передбачає спеціальної функції переносу теми з відповідними підтемами з одного тематичного каталогу в інший. Для виконання цього слід спочатку скопіювати тему в інший каталог, а потім знищити її в першому.

Експорт тематичного каталогу

Експорт тематичного каталогу здійснюється за допомогою пункту меню "Тематичний каталог\Експорт". Система відобразить форму експорту:

Відмічаємо "усі" або "вибрані". Якщо відмітити "вибрані", Система дає можливість вибрати тематичні каталоги для експорту. Для цього слід натиснути кнопку . Відобразиться форма:

Слід вибрати тематичні каталоги для експорту і повернутися до попередньої форми.

Далі Система відобразить стандартну діалогову форму відкриття файла, де запропонує ввести ім'я файла, куди має бути експортований каталог (див. Відкриття файлів), та місце розташування цього файла.

Після закінчення експорту Система видасть відповідне повідомлення.

Імпорт тематичного каталогу

Імпорт тематичного каталогу здійснюється за допомогою пункту меню "Тематичний каталог\Імпорт". Система відобразить стандартну діалогову форму відкриття файла, де запропонує ввести ім'я файла, з якого має завантажуватись каталог (див.Відкриття файлів), місце знаходження цього файла та назву тематичного каталогу, до якого мають заноситись теми. Після закінчення експорту Система видасть відповідне повідомлення.

Друк тематичного каталогу

Тематичний каталог може бути роздрукований повністю або частково. Для друку тем тематичного каталогу слід скористатися пунктом меню “Тематичний каталог/Друкувати”. При цьому з'явиться діалогова форма:

Відмітивши “Весь каталог”, можна надрукувати всі теми, розміщені так, як в каталозі, причому всі теми будуть розкриті. Відповідно відмітивши “Виділену частину” можна надрукувати ту частину каталогу, яка підпорядкована виділені в даний момент темі. Тут також всі теми будуть розгорнені. Відмітивши “Те, що на екрані”, можна надрукувати тільки ті теми, які розгорнені у відповідному вікні тематичного каталогу, тобто теми автоматично не розгортаються: каталог друкується так як він виглядає у даному вікні. Заголовок і колонтитули можна вводити як текст, або вибирати з раніше збережених. Для збереження поточного тексту колонтитулу чи заголовку слід відмітити відповідне поле “Зберегти”.

Стандартно каталог друкується засобами системи, проте при необхідності його можна записати в файл формату RTF і далі корегувати або друкувати відповідним застосуванням, наприклад, програмою Word (MS Office) або StarWriter (StarOffice). Для цього в даній формі слід відмітити поле "RTF".

Так, при спробі надрукувати каталог ББК з вікна, де розгорнута лише одна тема “Х Держава і право. Юридичні науки” і тільки на один рівень, в режимах "RTF" та “Те, що на екрані” ініціюється відповідний редактор тексту, у вікні якого буде відображена така інформація:

ББК-Теми

Б Природничі науки в цілому

В Фізико-математичні науки

Г Хімічні науки

Д Науки про землю

Е Біологічні науки

Ж Техніка.Технічні науки в цілому

З Енергетика. Радіоелектроніка

И Гірнича справа

К Технологія металів.Машинобудування. Приладобудування

Л Хімічна технологія

М Технологія деревини.Виробництва легкої промисловості. Поліграфічне виробництво. Фотокінотехніка

Н Будівництво

О Транспорт

П Сільське та лісове господарство

Р Охорона здоров'я. Медичні науки

С Суспільні науки в цілому

Т Історія. Історичні науки

У Економіка. Економічні науки

Ф Політика. Політичні науки

Х Держава і право. Юридичні науки

Х.в Філософські питання юридичної науки. Методологія юридичної науки

Х.д Персоналії юристів

Х.п Юридичні кадри

Х.р Юридична освіта

Х.я2 Довідкові видання з питань права

Х0 Теорія держави та права

Х1 Історія політичних вчень

Х2 Історія держави і права

Х3 Галузі права

Х5 Міжнародне право

Х6 Галузі знань,що межують з юриспруденцією

Х7 Система органів юстиції

Х9 Держава і право окремих країн

Ц Військова наука. Військова справа

Ч Культура, наука, освіта

Ш Філологічні науки. Художня література

Щ Мистецтвознавство

Э Релігія. Релігієзнавство

Ю Філософські науки. Психологія

Я Література універсального змісту